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Ziel: Die intravitreale operative Medikamenteneingabe (IVOM) ist ein etabliertes und häufig angewandtes Verfahren zur Behandlung verschiedener Netzhauterkrankungen. Die Dokumentation in elektronischen Patientenakten wie Meona (Mesalvo GmbH) ist jedoch während der präoperativen Untersuchung zeitaufwändig und repetitiv. Ziel dieser Studie ist die Entwicklung eines Programms, das die Dokumentation und Patientenversorgung optimiert, die Dokumentationszeit verkürzt, das medizinische Personal entlastet und die anschließende Analyse seiner Wirksamkeit und Akzeptanz.

Methoden: Insgesamt wurden 133 IVOM-Untersuchungen analysiert. Zunächst wurden in der elektronischen Patientenakte Meona die repetitiven und zeitaufwändigen Dokumentationsschritte der IVOM-Sprechstunde identifiziert und hinsichtlich ihres Automatisierungspotenzials analysiert. Auf Basis dieser Analyse wurde mithilfe der kostenlosen, quelloffenen Windows-Software AutoHotKey (AHK) ein Skript entwickelt (WS), das wiederkehrende Eingaben (z. B. Formularfelder, Mausklicks, Makros uzw.) automatisiert. Zur Evaluation der Wirksamkeit erfolgte eine Zeitmessung in zwei Gruppen: In der ersten Gruppe wurde die Dokumentation ohne Skript erst nach Abschluss der Untersuchung durchgeführt, während in der zweiten Gruppe die Dokumentation mithilfe des AHK-Skripts parallel zur Patientenuntersuchung erfolgte. Da diese reine Dokumentationszeit unabhängig von der Gesprächsdauer ist, wurde sie gemittelt und zur durchschnittlichen Untersuchungszeit addiert, welche dem Mittelwert der ersten Gruppe entsprach. Auf diese Weise konnten im klinischen Alltag ohne doppelte Dokumentation zwei vergleichbare Zeitwerte pro Patient erhoben werden. Fälle mit überdurchschnittlich langen Gesprächen oder durch Meona-Abstürze beeinflussten Zeiten wurden ausgeschlossen. Zur Bewertung der Akzeptanz wurde ein Fragebogen im Likert-Format (1–5) sowie mit offenen Fragen an die vier Nutzer (untersuchende Ärzte) verteilt. Dieser erfasste Benutzerfreundlichkeit, Zeitersparnis, Patientenfokus, Fehlerreduktion, Anpassungsfähigkeit, Entlastung repetitiver Aufgaben, Verlässlichkeit und Gesamtzufriedenheit sowie Freitextkommentare für Kritik und Anregungen.

Ergebnis und Schlussfolgerung: Die manuelle Dokumentation in Meona erforderte im Mittel 122,7 Sekunden (Standardabweichung (SD) 23,09 s), während das AHK-Skript eine konstante Dokumentationsdauer von 61 Sekunden ermöglichte und damit die Dokumentationszeit nahezu halbierte. Die durchschnittliche Untersuchungszeit am Patienten in Gruppe 1 betrug ohne Skript 469,5 Sekunden (SD 113,8 s) und reduzierte sich in Gruppe 2 mit Einsatz des Skripts auf 346,8 Sekunden (SD 111,4 s). Dieser Unterschied war hochsignifikant (p<0,0001) und belegt eine deutliche Effizienzsteigerung im klinischen Ablauf. Der bisher ausgewertete Fragebogen (n=6) zeigte eine sehr hohe Akzeptanz des Skripts. Die Nutzer vergaben Bewertungen von 5/5 in den Kategorien Benutzerfreundlichkeit, Zeitersparnis, Entlastung repetitiver Aufgaben. In den Bereichen Patientenfokus und Fehlerreduktion wurden mit 4,67/5 leicht geringere, dennoch positive Werte erzielt. Die Verlässlichkeit (4,5/5) wurde trotz gelegentlich ausbleibender Ausdrucke der Dokumentation sehr gut bewertet. Die Anpassungsfähigkeit (4,3/5) erhielt die geringste Bewertung, am ehesten da diese von dem jeweiligen Programmierer und den Zielprogrammen abhängig ist. Insbesondere die sehr gut bewertete Gesamtzufriedenheit (4,8/5) spricht für ein hohes Interesse an vergleichbarer Automatisierung. Durch die automatisierte Dokumentation war es möglich, Untersuchung und Dokumentation parallel durchzuführen und dadurch die Gesamtzeit beider Aufgaben deutlich zu reduzieren. Gleichzeitig konnte sich der untersuchende Arzt vollständig auf die Patientenuntersuchung konzentrieren, ohne durch manuelle Eingaben in Meona abgelenkt zu werden. Dies führte zu einer spürbaren Steigerung der Effizienz, einer geringeren kognitiven Belastung und einer stärkeren Fokussierung auf patientenorientierte Aufgaben.